Jak zawrzeć bezpieczną umowę o prace remontowo-budowlane

Zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego umowa o roboty budowlane powinna być stwierdzona pismem, jednak brak tej formy nie powoduje jej nieważności. Umowa o wykonanie prac remontowo-budowlanych w sprawach o mniejszym zakresie nie musi być oparta o projekt, co jest warunkiem uznania za umowę o roboty budowlane w rozumieniu kodeksu cywilnego. Wobec tego forma pisemna nie jest niezbędna dla ważności umowy o prace remontowo-budowlane. Z punktu widzenia możliwości dochodzenia roszczeń udowodnienie przed sądem szczegółów umowy zawartej ustnie będzie jednak bardzo trudne, dlatego wskazane jest zawarcie takiej umowy w formie pisemnej.

Jakie zapisy są najbardziej istotne z punktu widzenia zlecającego prace. Jakie zapisy należy umieścić w umowie, zlecając modernizację domu lub mieszkania?

Jeżeli strony prowadzą negocjacje w celu zawarcia umowy, umowę uważa się za zawartą, gdy strony dojdą do porozumienia co wszystkich jej postanowień, które były przedmiotem negocjacji, o ile tylko uzgodnione postanowienia odpowiadają przynajmniej istotnym postanowieniom. Za istotne uważa się określenie stron umowy, zakresu wzajemnych zobowiązań, świadczeń należnych z tytułu wykonania tych zobowiązań oraz terminów wykonania zobowiązań i świadczeń.

W przypadku umowy o prace modernizacyjne domu lub mieszkania  w umowie powinno znaleźć się:

• precyzyjnie określenie stron umowy;
• opisanie zakresu prac, na przykład: zerwanie płytek terakoty o pow. 10m2 i glazury o pow. 28m2 w łazience, wyrównanie podłoża, wymiana wanny narożnej na nową, wymiana umywalki, ułożenie nowych płytek terakoty i glazury na powierzchni takiej samej; usunięcie starych farb oraz malowanie ścian i sufitów w 2 pokojach – powierzchnia ścian 120 m2, powierzchnia sufitów 40 m2.
• określenie terminu wykonania poszczególnych części oraz całości prac;
• ustalenie, która ze stron kupuje materiały i dostarcza je do remontowanego lokalu, na przykład: wykonawca zobowiązuje się do kupowania i dostarczenia do remontowanego lokalu/domu wszystkich materiałów niezbędnych do wykonania uzgodnionych prac (ewentualnie materiały szczegółowo uzgodnione).
• dokładna kwota kosztorysu prac jako integralnej części umowy. Kosztorys powinien opisywać każda pracę, uzgodniony jej zakres oraz wynagrodzenie za jednostkę pomiaru oraz za całość (np. Usuwanie starej farby – 2 zł/1m2 x 160 m2 = 320 zł + VAT, dwukrotne malowanie ścian i sufitów – 4,50 zł x 1m2 x 160 m2 = 720 zł + VAT). Uzgodnienie kosztorysu prac nie oznacza automatycznie ustalenia wynagrodzenia jako kosztorysowego. Można je ustalić jako ryczałtowe, o czym mowa poniżej w punkcie 6.
• Termin zapłaty wynagrodzeń za poszczególne części i za całość prac.
• Tam gdzie jest to konieczne (na przykład przed rozpoczęciem rozbudowy domu należy uzyskać pozwolenia na budowę) albo możliwe i uzasadnione zakresem prac, na przykład przebudowa lub rozbudowa instalacji wodociągowej, elektrycznej zamawiający pracę powinien przed rozpoczęciem prac uzyskać projekt i uzgodnić z wykonawcą, że prace będą wykonywane według projektu.

Jak bardzo można ingerować w kompetencje wykonawcy — gdy np. mówi, że czegoś nie da się zrobić tak, jak zaplanował to inwestor?

Uzgodnienia dotyczące zakresu i sposobu wykonania prac powinny nastąpić przed ich rozpoczęciem. Wykonawca nie ma kompetencji wynikających z prawa, lecz z umowy. Ma raczej obowiązki wynikające z norm technicznych, z wiedzy technicznej i sztuki wykonywania prac. Należy takie obowiązki jasno wskazać w umowie i zadbać o sprawdzanie czy są prawidłowo wykonywane, albo przez osobisty nadzór albo poprzez zatrudnionego fachowca. Jeżeli prace nie są wykonywane na podstawie projektu budowlanego warto uzgodnić, że sposób wykonywania prac będzie uzgadniany przez wykonawcę z zamawiającym lub osobą przez niego wskazaną, której wskazówki maja charakter wiążący.

Co można uznać za powód do odstąpienia od umowy? Kiedy np. opóźnienia w realizacji prac są już poważne?

Takie uzgodnienia powinny być dokonane w umowie. Gdyby ich nie dokonano należy pamiętać, że umowa o prace remontowo-budowlane lub modernizacyjne jest tak zwana umową rezultatu, a zatem umową o dzieło. Zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego, jeżeli wykonawca opóźnia się z wykonaniem prac tak dalece, że nie jest prawdopodobne, żeby zdołał je ukończyć w czasie umówionym, zamawiający ma prawo odstąpić od umowy nawet bez wyznaczania terminu dodatkowego. Z praktycznego punktu widzenia warto byłoby wcześniej przypomnieć wykonawcy o tym uprawnieniu, co powinno podziałać dyscyplinująco.

A co w tym przypadku z wynagrodzeniem dla wykonawcy ? Jaką część się płaci ?

W wypadku odstąpienia od umowy o dzieło z powodu zwłoki wykonawcy należy ocenić, jaką część prac wykonawca wykonał, czy jakość wykonania jest odpowiednia i czy tak wykonana część prac może być wykorzystana przez inwestora, jeżeli prace będą kontynuowane przez innego wykonawcę. W takim wypadku należy także ocenić, czy takie prace zostały wykonane zgodnie z terminami uzgodnionymi w umowie. Jeżeli te warunki są spełnione, wówczas inwestor może zapłacić umówione wynagrodzenie za ten etap prac, ewentualnie potrącając część wynagrodzenia z tytułu kary umownej za niewykonanie całości prac w terminie. Może również zachować część wynagrodzenia na poczet odszkodowania, o ile szkoda przewyższa zastrzeżoną karę umowną. Inwestor może powstrzymać się z zapłatą jakiejkolwiek części wynagrodzenia, jeżeli wykonane prace nie mają dla niego rzeczywistej wartości, na przykład dlatego, że są wadliwie wykonane albo jeżeli zatrudnienie innego wykonawcy spowoduje konieczność zapłaty wyższej ceny, w wyniku czego inwestor poniesie szkodę. W wypadkach wątpliwych można negocjować z wykonawcą, uzyskać ekspertyzę rzeczoznawcy który rozstrzygnie wątpliwości, a w razie braku możliwości porozumienia, sugerowałbym zasięgnięcie opinii doświadczonego prawnika w celu oceny szans powodzenia na wypadek gdyby wykonawca zdecydował się na dochodzenie zapłaty wynagrodzenia na drodze sądowej.

Jak ustalać i zapisywać kary umowne?

Kary umowne stanowią odszkodowanie z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań umownych. Istota kary umownej polega na obowiązku zapłaty określonej sumy pieniężnej w wypadku określonym w umowie, na przykład niewykonania prac w ustalonym terminie. W takim wypadku zazwyczaj ustala się karę w określonej kwocie pieniężnej albo w umówionym procencie wynagrodzenia (np. 1%) za każdy dzień zwłoki. Kary umowne należy uzgodnić zwłaszcza za niedotrzymanie terminów wykonania poszczególnych etapów prac ale także za nie usunięcie w uzgodnionych terminach wad stwierdzonych przy odbiorze. Warto także dodać w umowie, że w wypadku gdy kara umowna nie pokryje szkody poniesionej przez zamawiającego będzie on uprawniony do odszkodowania uzupełniającego.

Jak się rozliczać z wykonawcą?

Umowne uzgodnienia odnośnie rozliczeń z wykonawcą powinny regulować sposób ustalenia wynagrodzenia oraz terminy zapłaty. Wynagrodzenie może być ustalone jako wynagrodzenie kosztorysowe albo wynagrodzenie ryczałtowe. Wynagrodzenie kosztorysowe określa się na podstawie planowanych prac i przewidywanych kosztów. Takie wynagrodzenie może być podwyższone na skutek zmiany zakresu prac lub zmiany kosztów wykonania prac. Wynagrodzenie ryczałtowe określa się jako sumę pieniędzy za wykonanie umówionego dzieła. Według kodeksu cywilnego o ile strony uzgodniły wynagrodzenie ryczałtowe, przyjmujący zamówienie nie może żądać podwyższenia wynagrodzenia, chociażby w czasie zawarcia umowy nie można było przewidzieć rozmiaru lub kosztów prac. Strony mogą oczywiście umówić się w umowie inaczej, np. Przewidzieć możliwość modyfikacji takiego wynagrodzenia w określonych sytuacjach. Jednak generalnie wynagrodzenie ryczałtowe jest dużo bezpieczniejsze dla zamawiającego niż wynagrodzenie kosztorysowe. Terminy zapłaty wynagrodzenia mogą być ustalone jednorazowo po zakończeniu całości prac albo częściami po wykonaniu poszczególnych etapów. W wypadku rozliczeń częściowych zamawiający powinien zatrzymać umówioną część wynagrodzenia za dany etap (np. 10%) do czasu zakończenia całości prac. Zapłata wynagrodzenia powinna być uzależniona od odbioru prac danego etapu lub całości przez zamawiającego bez zastrzeżeń.

Rozliczenie materiałów budowlanych niezbędnych do wykonania prac

Rozliczenie za materiały jest typowym obszarem naciągania klientów przez nieuczciwych wykonawców na dodatkowe koszty. Kwestii kupowania materiałów, kontroli ich zużycia oraz rozliczeń nie można pozostawić poza pisemną umową. Uzgodnienie ustne także nie jest dobrym rozwiązaniem, bo w razie sporu powstanie problem udowodnienia swoich racji. Jedynym sposobem uniknięcia takich problemów jest uzgodnienie w umowie z wykonawcą, że rozliczenie kosztów zakupu materiałów następuje wyłącznie na podstawie dowodów zakupu, czyli faktur. Wykonawca powinien wykazać, że potrzebne materiały kupił w ilości potrzebnej do wykonania pracy i dostarczył je do lokalu zamawiającego. Zamawiający powinien unikać wypłacania wykonawcy zaliczek na poczet zakupu materiałów. Znacznie korzystniejsza jest dla zamawiającego sytuacja, kiedy wykonawca kupuje materiały za swoje pieniądze, a zamawiający ma obowiązek zwrotu wydatków w krótkim terminie po przywiezieniu ich do remontowanego lokalu. Po stronie zamawiającego nie da się uniknąć obowiązku sprawdzania na bieżąco, jakie materiały i w jakiej ilości zostały rzeczywiście zużyte. Jeżeli zamawiający nie ma czasu lub odpowiedniej wiedzy, co nie pozwala na wykonywanie niezbędnych czynności sprawdzających wykonawcę, sugeruję zatrudnienie fachowca do tych czynności. Mimo konieczności zapłacenia dodatkowego wynagrodzenia takiej osobie, korzyści powinny to zrekompensować.

Nasza kancelaria przygotowuje, analizuje, opiniuje i negocjuje różnego rodzaju umowy. Jeśli jest taka konieczność reprezentujemy klientów w sprawach sądowych. W razie potrzeby służymy pomocą z każdym rodzajem umów. Zapraszamy do kontaktu.